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第46期課程回顧:如何快速突破製造業採購舞弊線索
2021年07月09日
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      製造業素有國民經濟的“壓艙石”之稱,受到國家政府的高度重視。李克強總理近期在浙江寧波考察時,就與製造業企業家“站談”瞭解行業與企業情況。同樣的,也正因為製造業所涉及的產業鏈條之長、覆蓋的領域之廣、參與的人員之多,其廉潔規範問題也歷來是企業反舞弊工作中的重要內容。對此,本期“盟課堂”邀請國際註冊反舞弊師職業導師、上海某大型集團審計監察總監劉曉芳老師,向大家分享快速突破製造業採購舞弊線索的經驗與心得。

#本期重點#

 

  • 採購舞弊產生的土壤

  • 如何快速突破採購舞弊線索及案例分享

  • 採購環節的舞弊控制

  • 防止舞弊發生的策略及措施

 

 

 

01

舞弊產生的土壤

反舞弊

 

       老師認為,舞弊作為一種不好的企業經營現象,催生舞弊的土壤,即多半是企業內部控制管理的薄弱,與舞弊的三角理論(舞弊的動因)共同作用導致。其中舞弊的土壤包含:1)管理層誠信度低;2)忽視或不關心管控手段以及缺乏良好的報告制度;3)缺乏防止或發現資產挪用的控制手段;4)管理層壓力過大;5)管理層自身管控失效;6)員工壓力過大或目標丌現實。舞弊的三角理論包含:1)壓力/動機;2)機會;3)藉口/自我合理化。

       而發生舞弊行為的前兆,則經常會出現以下跡象:

 

行為跡象

重要崗位人員的變化、阻撓他人接觸資料、提供資料異常緩慢、先斬後奏的緊急採購增加;

結果跡象

與收入不符的開支、重要文件丟失、文件的非正常修改、對賬長期不符;

第三方跡象

有長期未處理的投訴或不滿、某一個問題長期不能解決;

組織和程序跡象

有長期未處理的投訴或不滿、某一個問題長期不能解決;

 

 

02

快速突破採購舞弊線索及案例分享

反舞弊

 


(一)

採購易發領域

 

採購領域易發哪些舞弊行為 (風險等級5)

 

 

在簡單介紹舞弊的誘因和表現形式後,老師指出了在採購領域中風險易發程度達到最高等級“5”的9個舞弊高風險點:採購方式策劃舞弊、招投標審定過程舞弊、評標標準確定舞弊(量身定做)、投標人投標過程舞弊(內定)、開標評標定標舞弊、合同簽訂和執行舞弊、合同變更舞弊、採購支付舞弊,和倉庫出入庫管理舞弊。其中合同簽訂和執行舞弊是重中之重,製造業企業往往會面對一份帶有“陷阱”的合同,一旦簽訂,就會為企業帶來損失。

 

需要注意的是,合同變更舞弊也是常見的問題。企業在低價的誘惑下中標,入圍後被抬價。此時企業已為此投入一定人力物力,將不得不承擔提高成本的風險,繼續完成投標工作並執行合同。因此,企業須注意標的價格的異常。

 

此外,採購支付舞弊,即採購人員和供應商根據結算金額收取佣金;以及倉庫出入庫管理舞弊,即相關管理人員內外勾結,出賣企業產品,導致庫存出多入少,也是製造業企業發生頻率較高的舞弊行為。

採購易發舞弊的調查手段 (5級調查手段)

 

老師認為,對上述9個高發的舞弊風險,同樣應當採取5級的最高等級調查手段。主要有以下3點:

 

1、檢查採購的制度和流程是否存在內控缺陷

 

2、是否制定供應准入標準;

(在制定供應准入標準上,老師以親身經驗説法,指出在深入考察瞭解若干供應商、量化指標評分排序、認真談判議價的措施幫助下,曾有效幫助集團糾正了供應商選取方式,找到了合適的供應商,節約成本20多萬元。)

 

3、是否建立供應商管理評價機制

(老師對此解釋説,在制定納入標準後,也需要制定淘汰機制。通過跟進考察評價,保留能維持優秀品質、能確保產品質量、發生問題能及時快速反應並提供良好售後服務的供應商,實行優勝劣汰。)

 

 

(二)

在現金交易層面

 

老師指出,製造業舞弊在現金交易層面上,常見於輔料採購、辦公用品採購。雖然風險等級同樣為“5”,但因涉及金額一般相對不大,此時可採用3級調查手段:直接找其他廠商詢價或以別的公司名義重新詢價。

 

 

(三)

採購報價中的舞弊手段

 

 

採購報價易發的舞弊行為(風險等級5)

 

關於採購報價,老師列舉了7個風險等級被列為5的舞弊手段,並逐一進行説明。

 

1、某家供應商每次都報價,但是每次報價都高過其他供應商,並且公司幾乎從來沒有采購過該供應商產品和服務——陪標串標;

 

2、採購報價單沒有蓋章,只有簽字——為屬意的供應商中標提供了內容更改的便利;

 

3、採購報價中只報價一次且報價較高的供應商——陪標串標;

 

4、臨時引入新的供應商——改變標的。多見於研發部門突然改變產品標準,為確保產品交付,迫使企業同意更改意見,實際上是“量身定做”方便特定供應商中標;

 

5、某家供應商主動放棄合作——有可能和相關採購人員存在利益衝突;

 

6、採購比價不充分——如果採購人員只找來了一兩家供應商,或者關聯度高,或行業內非主流的供應商,須警惕是否存在舞弊或者不作為行為。對於只報一次價或者少於兩次報價就回復是最終價格的,屬於議價不充分的範疇;

 

7、採購比價中只比部分價格——如模具和使用模具加工的產品通常都是單獨報價的,價格不一。如果採購人員存在舞弊行為,會存在誤導性的説辭,需要冷靜判斷。

 

採購報價舞弊的調查手段(5級調查手段)

 

 

對此,老師分享了兩個主要的5級調查手段。

 

1、仔細分析識別屬於上述哪種舞弊類型,找出破綻,淘汰不合格供應商;

 

2、打亂原有采購人員策劃好的局,通過公平竟爭的環境選出優質的供應商。

 

 

03

採購環節的舞弊控制

反舞弊

 

(一)防範框架和應對舞弊的關鍵點

 

談及採購環節的舞弊控制,老師認為,在公司治理-道德守則-內部審計-內部控制的防範措施框架內,大家首先要做好7個必須:

 

 

圖片

 

 

(二)採購環節的舞弊控制

 

結合上述對道德風險(舞弊風險)的形式和跡象,老師認為在部分環節增加參與人、將部分職能設定為專職人員/部門、設定審批權限、讓供應商參與、設置專門的調查部門、實行輪崗以增加舞弊成本等,都是從結構、流程入手,做好採購環節的舞弊控制的重要方法。

此外,老師還強調,讓供應商參與制造業企業反舞弊工作十分重要。如:1)定期召開供應商大會;2)致供應商的公開信;3)向供應商公開公司的誠信規範;4)要求採購人員簽署誠信規範;5)建立供應商的投訴渠道;6)供應商回訪。其中通過對供應商的回訪,較容易能發現採購舞弊行為,且供應商為維護自身權益,在瞭解企業廉潔政策後,也會較好地配合調查工作。對供應商地回訪,應當引起充分重視。 

 

 

圖片

 

 

 

04

防止舞弊發生的策略及措施

反舞弊

 

 

圖片

 

 

防範舞弊的發生,老師分享了一種“金字塔”形狀的策略。良好的內控制度作為最上層建築,在此制度下,從下往上應依次做好定期培訓、內控評估、完善制衡與分級審批機制、建立輪崗機制。

 

最後,老師特別説明,製造業企業要做好反舞弊工作,歸根到底要結合企業自身情況制定和採取實際方法措施。對不管是員工還是企業主個人,都要講明白法規內容和觸犯後的不果,要幫助大家保持清醒頭腦,切記“一失足成千古恨”,這也是我們反舞弊同仁的職責所在。


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